Projekthantering

Förord

I denna artikel kommer jag att kortfattat gå igenom vad det innebär att skapa ett projekt samt ta upp de viktigaste punkterna att ta hänsyn till när man skapar ett projekt.

Mål

Målet med denna artikel är att du som läsare ska få en viss uppfattning om hur ett projekt kan skapas samt hur man kan strukturera arbetet för att det ska flyta på utan större problem.

Begränsningar

Jag kommer endast att ta upp exempel om projekt gällande webbutvecklingsrelaterade ämnen, d.v.s. att jag inte kommer att ta upp exempel på hur man skapar ett projekt i form av en ny förening eller företag. Detta för att artikeln inte ska bli allt för stor.

Jag kommer inte heller att gå djupt in på varje punkt, utan jag kommer snarare förklara dess innebörd och vikt.

Inledning

Många vill skapa mycket och ännu fler vill lyckas med något, men vägen dit är inte alltid lätt. Det krävs oftast att man har en unik affärsidé för att tränga sig in i marknaden. Men ibland bryr man inte sig om att lyckas ekonomiskt eller att bli känd tack vare någon unik uppfinning, ibland vill man bara starta något som är kul, men man vill göra det på ett så smärtfritt sätt som möjligt. För att lyckas med detta så krävs det en viss planering, enligt mig.

Mål & Syfte

Det är viktigt att från början veta vad man vill skapa samt vad målet med det är. Genom att diskutera målet med projektet samt dess syfte så kan man spara sig mycket huvudverk. Ett exempel kan vara följande:

"Jag vill skapa ett community med följande funktioner för att jag tycker att det behövs, det finns alldeles för få communities ute i marknaden. Jag vill konkurrera med andra communities för att förbättra möjligheterna och villkoren för alla som använder sig av communities. Det communityt ska bli större än lunarstorm till antalet medlemmar."

Det jag gjorde ovan är att skrev ned vad jag vill göra samt varför. Jag angav mål och syfte (även om de är svaga i detta fall) för att jag själv (och andra jag jobbar med) ska veta vart vi är på väg.

Vad är skillnaden mellan Mål och Syften?

Syften kan vara mer abstrakta, det vill säga att då inte behöver vara nödvändiga att uppnå. Ett exempel på det kan vara:

"Syftet med communityt är att skapa en samlingsplats för unga människor"

Ett mål ska gå att mäta och vara möjligt att uppnå, t.ex:

"Communityt ska ha minst 5000 medlemmar två år efter releasen"

Detta är ett mål som är möjligt att uppnå och lätt att mäta och kontrollera.

Målgrupp

Nu när du vet att ni ska skapa ett community så är det dags att bestämma för vilka ni ska bygga detta community för. Denna del är lika avgörande som resterande då den hjälper er att avgränsa ert arbete. Låt oss ta ett exempel på hur man definierar målgrupp samt vad det har för konsekvenser:

"Jag vill bygga detta community för små barn i åldern 10 till 15 år. Kön spelar ingen roll, inte heller härkomst eller religion."

Varför gör vi detta?

1. Vi definierar vilka våra "kunder" är
2. Det hjälper oss att anpassa sidan mycket mer än utan den definitionen

Men mer konkret...

Ett konkret exempel är att genom att du vet vilka som kommer att besöka sidan så kan du t.ex. anpassa designen till besökarna, du kan anpassa navigationen osv. Nu vet du att det är yngre människor som kommer att besöka sidan, så du kanske måste anpassa funktionaliteten och språket på sidan.

Definiera & avgränsa arbetsuppgifter

Nu är det dags att bestämma i detaljer vad ni ska bygga för något, ni vet att det är ett community, men vad ska det innehålla? Vilka funktioner? Lista upp alla funktioner och skriv ned de på papper. Här är det viktigt att ni inte cencurerar något, allt som kommer upp i huvudet ska skrivas ned. Exempel:

"Gästbok, planka, banan, profil, inställningar, webshop, galleri, gratis godis, rymden..."

Som du ser så cencurerade jag inte ens sånt som kanske inte har med saken att göra, skriv ned allt!
När detta är gjort så är det dags att gå igenom listan och plocka det som ni verkligen vill bygga och slänga bort det som är onödigt. Detta hjälper er att bättre förstå storleken på det som ni kommer att bygga.

Det som är viktigt under denna fas är att avgränsa er, med det menar jag att ni bokstavligt talat skriver ned det ni inte ska göra, t.ex:

"Vi ska inte bygga en webshop
Vi ska inte anpassa sidan för de över 20 år gamla
Vi ska inte använda Access database"

När detta är klart så kommer ni att se projektet framför er mycket lättare!

Metoder

Nu är det dags för er i gruppen att gå igenom de metoderna och sättet att arbeta på för att uppnå målen som ni satt upp. Här är det viktigt att bestämma följande:

• Vilka roller ni har i gruppen
  • Ledare
    
  • Sekreterare
  • Ekonomiskt ansvarig
  • Programmerare
  • Designer
  • Korrekturläsare
  • Ansvarig utgivare
  • Reporter
  • Fotograf
• Spelregler
  Spelregler syftar till att definiera hur ni ska sköta erat arbete samt vilka regler som gäller när ni väl arbetar. Ett exempel på det kan vara så simpelt som: När Jens programmerar så får ingen störa honom, om någon vill han något så får man skriva en lapp och lämna det på bordet. 
• Delaktighet
  Här är det viktigt att lägga tyngd på vilka som deltar i arbetet hur mycket samt på vilket sätt.

Självklart finns det flera punkter att ta hänsyn till, men jag överlåter det till er då jag inte vill gå in allt för detaljerat på denna punkt.

Tisdplan

Nu när ni vet vad ni ska göra, hur ni ska göra det samt att ni har definierat era arbetsuppgifter i gruppen så är det dags att sätta upp en tidsplan. Tisdplanen är menad till att hålla kontroll på projektet samt att hela tiden kunna titta på den och se ifall man ligger i fas eller inte. Exempel på hur ni kan strukturera tidsplanen:

• Rita upp den som ett skolschema med rutor och tidslinjer
• Strukturera upp det som en lista med information och datum
• Rita upp det som en stege där ni visar vad som ska göras (kronologiskt/metodiskt) samt när

Några saker att tänka på när ni sätter upp en tidsplan:

• Se till att inkludera alla i gruppen i planeringen, det är t.ex. viktigt för designern att veta när programmeraren planerar att vara färdig med en funktion så han kan börja leka i photoshop i tid och få fram ett schysst utseende till den funktionen.
• Det är också viktigt att planera delmomenten. Om ni har t.ex. planerat att bygga klart gästboken till fredagen så är det bra att planera när de mindre funktionerna i gästboken ska vara klara, exempel:
  
  • Ett förslag på utseendet ska vara lagt på bordet på tisdag
  • Formuläret ska vara byggt på onsdag
  • Gästboken ska vara testklar på torsdag
  • Den ska vara funktionell och buggfri på fredag

Tisdplanen är viktig för helheten i projektet, dessutom blir det mycket lättare att definiera allas roller samt hålla koll på ens arbetsuppgifter.

Budget

Detta är viktigt ifall ni räknar med att lägga ut eller tjäna pengar på detta projekt. Se till att planera utgifterna och intäkterna.

• Behöver vi köpa något för att kunna utveckla communityt?
• Kommer det att kosta att driva sidan? Vad? Hur mycket?
• Kommer vi att tjäna pengar? Hur? Hur mycket tror vi att vi får in isåfall?

Projektledning

Det är viktigt att ha en projektledning, och det är ännu viktigare att man väljer ledningen på ett demokratiskt sätt, t.ex. genom omröstning som kanske baseras på erfarenhet och kunskaper. Det är upp till er. Om ni inte är många så räcker det oftast med en som leder projektet, är man en stor grupp så kanske man ska utveckla ledningen och ha en vice ledare och tillsätta andra viktiga poster såsom kassör och sekreterare eller mediaansvarig.

Det ledningen ska göra är att se till att alla håller t.ex. tidsplanen och peppa andra. Man ska vara en god ledare och en bra vän som är förstående. Om programmeraren ligger efter så ska man inte skälla ut personen, utan man ska i första hand ställa följande frågor:

• Varför ligger du efter?
• Privata problem? Andra problem? Vet du inte hur man skapar en gästbok?
• Kan vi hjälpa dig på något sätt att komma igång?
• Vad behöver du?

På detta sätta kan du/ni som ledare lösa problemet på ett trevligare och smidigare sätt, om inte annat så får kanske reda på orsaken till fördröjningen. Det kanske så att det visar sig att den ni anställde inte har de programmeringskunskaperna han påstått sig ha, då kanske det är dags för en omstrukturering av gruppen?

Uppföljningar

Det är viktigt att ha möten hela tiden i gruppen och prata om hur man ligger till i arbetet. Detta skapar en trygghet inom gruppen samt att det förebygger problem som annars kunnat uppstå om man inte haft mötet. Man kan t.ex. fråga designern hur det går med designen till sidan, kommer hon att hinna med enligt tisdplanen? Inte? Varför och hur mycket mer tid behöver hon?

Slutord

Jag har nu gått igenom hur man kan leda och planera ett projekt. Denna artikel är långt från komplett men det är en början för dem som vill starta mindre projekt.

Jag hoppas den kommer er till hjälp.

Skapades: 2008-04-03 19:53:16
Skribent: Shadi
Lästs 1300 gånger
Betyg: 10 (totalt 15 röster)

Kommentarer